Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Merkblatt zur Datenverarbeitung

 

Informationspflichten nach Artt. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung

 

 

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerberverfahrens und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Der Schutz und der vertrauensvolle Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten genießt während des Bewerberverfahrens für uns einen hohen Stellenwert.

Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben bei Besuch dieser Karriereseite, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf die allgemeinen Datenschutzhinweise.

Für den Fall, dass Sie sich als Personaldienstleister an uns wenden, geben Sie bitte das Datenschutzmerkblatt an den Bewerber weiter.

1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben:

Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, Niederlassung Deutschland

Carl-Zeiss-Ring 25, 85737 Ismaning

Aioi Nissay Dowa Life Insurance of Europe Aktiengesellschaft oder 

Carl-Zeiss-Ring 25, 85737 Ismaning

Toyota Insurance Management SE

Toyota-Allee 2, 50858 Köln

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter – oder per E-Mail unter: datenschutz@and-e.com.

2. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen oder zumindest beziehbar machen und so Rückschlüsse auf deren Persönlichkeit erlauben oder mit vertretbarem Aufwand Ihrer Person zugeordnet werden können.

Datenkategorien, die von uns verarbeitet werden, sind u.a. die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten, Personaldaten, Bildungs- und Berufsinformationen einschließlich der in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Motivationsschreiben, Lebensläufe, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse.

Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Auflistung der Pflichtangaben. Diese Angaben benötigen wir, um herauszufinden, ob Sie auf die angebotene Stelle passen.

• Vor- und Familienname
• E-Mailadresse
• Telefonnummer
• Datum der Verfügbarkeit
• Gehaltsvorstellungen
• Lebenslauf

Die nachfolgenden Angaben sind optional. Sie können uns gerne auf freiwilliger Basis noch weitere Informationen zu Ihrer Person mitteilen. Ob Sie hiervon Gebrauch machen oder nicht, hat keinerlei Auswirkungen auf den Fortgang Ihres Bewerbungsprozesses.

• Geschlecht
• Angaben zum Wohnort
• Linkedin- und Xing-Kontaktdaten
• Mitarbeiterempfehlung
• Angaben dazu, wie Sie auf die Stelle aufmerksam geworden sind
• Weitere Dokumente

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Vorbereitung der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG). Ist dazu die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) notwendig, so erfolgt dies nach Einholung einer gesonderten Einwilligung durch Sie bzw. zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Bewerbers (Art. 9 Abs. 1 DSGVO, § 22 BDSG). Erhalten Ihre eingereichten Unterlagen solche Daten, so erfolgt die Verarbeitung dieser auf Ihre Veranlassung hin; da solche Informationen für das Bewerbungsverfahren grundsätzlich nicht erforderlich sind, bitten wir Sie aber, entsprechende Daten möglichst nicht zu übermitteln.

Reichen Sie uns freiwillig weitere Informationen über sich ein, erfolgt die Verarbeitung aufgrund Ihrer hierzu gegenüber uns erteilten Einwilligung, Art. 6 Abs.1 lit. a), Art. 7 DSGVO.

Außerdem erstellen wir aus den Bewerberdaten anonymisierte Berichte, z.B. Statistiken darüber, wie viele Bewerber es auf eine Stelle gab. Diese Statistiken werden ausschließlich anonym erstellt und erhalten keine personenbezogenen Daten mehr.

4. Einwilligung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool oder für weitere Zwecke

Wenn Sie Ihre Einwilligung dazu erteilen, können Sie in unseren internen Bewerberpool aufgenommen werden.

Im Falle Ihrer Einwilligung werden Ihre im Bewerbungsverfahren durch Sie übermittelten Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen) und eventuelle Angaben aus dem Bewerbungsgespräch zum Zwecke der Kontaktaufnahme für zukünftige Stellensuchen innerhalb des Unternehmens genutzt, möglicherweise auch für Stellen in weiteren Niederlassungen.

Ein Widerruf ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich; in diesem Fall werden Ihre Daten innerhalb des unten genannten Zeitraums gelöscht.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren. Sollte hierfür Ihre Einwilligung erforderlich sein, werden wir diese separat von Ihnen einholen und Ihnen zugleich die Informationen gemäß Artt. 13, 14 DSGVO zukommen lassen.

5. Herkunft und Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten

Daten erhalten wir grundsätzlich vom Bewerber selbst, oder über einen vom Bewerber oder uns beauftragten Personaldienstleister. Personaldienstleister erhalten von uns Informationen zu Bewerbungsgesprächen bzw. einer Einstellung in unserem Unternehmen. Ergänzende Informationen erhalten wir im Einzelfall über eine Referenz, z.B. einen früheren Arbeitgeber.

Innerhalb des Unternehmens erhalten Mitarbeiter der Personalabteilung, der Betriebsrat soweit erforderlich sowie die jeweiligen Vorgesetzten für die zu besetzende Stelle Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten.

Für das Bewerbungsverfahren nutzt Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, Niederlassung Deutschland eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software, die von Personio SE & Co. KG. Personio SE & Co. KG betrieben wird. Personio SE & Co. KG wird dabei gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

Für die Aioi Nissay Dowa Life Insurance of Europe Aktiengesellschaft und die Toyota Insurance Management SE ist die Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, Niederlassung Deutschland als Auftragsverarbeiter mit der Bewerbersuche betraut. Sämtliche Mitarbeiter sind auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet.

Zum Teil setzen wir weitere Auftragsverarbeiter zur Erfüllung bestimmter weiterer Aufgaben ein, z.B. zur IT-Verwaltung. Mit Auftragsverarbeitern werden von uns gem. Art. 28 DSGVO Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Weitere Stellen erhalten Ihre Daten dann, wenn dies gemäß geltendem Recht erforderlich ist, z.B. Gerichte oder Strafverfolgungsbehörden.

Weitere Datenübermittlung – auch an Dritte für Werbezwecke – findet nicht statt.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Die Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR), erfolgt nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

7. Automatisierte Einzelfallentscheidung

Wir wenden keine Verfahren der automatisierten Entscheidungsfindung an, die rechtliche oder ähnliche Auswirkungen auf Einzelpersonen haben.

8. Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Grundsätzlich löschen wir Ihre Bewerbung innerhalb einer Zeitspanne von 90 Tagen nach Ablauf des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens.

Wenn Sie in die Aufnahme in unseren Bewerberpool eingewilligt haben, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten achtzehn Monate nach Ablauf des Bewerbungs- und Einstellungsverfahren, soweit Sie nicht zuvor Ihre Einwilligung zurückziehen.

Es kann vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahren.

9. Betroffenenrechte

Sie können unter der o. g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder die Löschung/Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen (Art. 17, 18 DSGVO). Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen Art. 20 DSGVO).

Bis zum Zeitpunkt des Widerrufs vorgenommene Verarbeitungen bleibt dabei in ihrer Rechtmäßigkeit erhalten.

 

10. Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für das jeweilige Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Aioi Nissay Dowa Insurance Company of Europe SE, Niederlassung Deutschland Carl-Zeiss-Ring 25, 85737 Ismaning	Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Postfach 1349 91504 Ansbach
Aioi Nissay Dowa Life Insurance of Europe Aktiengesellschaft oder Carl-Zeiss-Ring 25, 85737 Ismaning	Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Postfach 1349 91504 Ansbach
Toyota Insurance Management SE Toyota-Allee 2, 50858 Köln	Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.